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Conditions générales de vente de l'Office de tourisme Cœur de Béarn

Conformément à l’article R211.4 du Code du Tourisme, les présentes conditions particulières de ventes ont vocation à informer les clients de l’office de tourisme Cœur de Béarn préalablement à la signature du contrat. 

Conformément à l’article L211.9 du Code du Tourisme, ces informations précontractuelles feront partie intégrante du contrat et ne pourront être modifiées que dans le cadre d’un accord expressément convenu entre les parties.

Ces CPV pourront être modifiées et mises à jour par l’office de tourisme à tout moment. Les CPV applicables sont celles en vigueur au moment de l’inscription. 

Autorisation n°IM 064.110005 délivrée à l’office de tourisme. Organisme local de tourisme autorisé par arrêté préfectoral Adresse : 58 rue du commerce – 64360 MONEIN. L’assurance de responsabilité civile professionnelle est souscrite auprès d’Axa France/EIRL Toinette–EI Pebay, 6 place de la République – 64410 ARZACQ ARRAZIGUET. La garantie financière est apportée par Groupama, 3 place Marcel Paul – 92000 NANTERRE. L'inscription à l'une des prestations proposées par l’office de tourisme Cœur de Béarn implique l'acceptation des conditions particulières de vente.

 

Article 1 – Cadre légal

Les Offices de Tourisme autorisés, dans le cadre de l’article L. 211-1 II du code du tourisme peuvent assurer la réservation et la vente de tous les types de prestations, de loisirs et d’accueil d’intérêt général dans leur zone d’intervention. Ils facilitent la démarche du public en lui offrant un choix de prestations. Les Offices de Tourisme sont des organismes locaux de tourisme, mis à disposition des prestataires qui ont passé, avec eux, une convention de mandat. En aucun cas ADN Tourisme et les Offices de Tourisme ne sauraient voir leur responsabilité engagée en cas d’utilisation de ces contrats par des tiers ou à des fins autres que touristiques.

Article 2 – Responsabilité 

L’Office de Tourisme Cœur de Béarn qui offre des prestations à un client est l’unique interlocuteur de ce client et répond devant lui de l’exécution des présentes conditions de vente. L’Office de Tourisme Cœur de Béarn ne peut être tenu responsable de tout cas fortuit, des cas de force majeure ou du fait de toute personne étrangère à l’organisation et au déroulement de la prestation.

Aucune responsabilité ne sera acceptée par l’Office de Tourisme Cœur de Béarn pour d’éventuels dégâts causés par les clients durant leur séjour, la responsabilité du matériel cassé ou endommagé leur sera facturée par les prestataires concernés. 

Article 3 – Formation du contrat

Toute demande de réservation sera communiquée par email à l’adresse contact@coeurdebearn.com ou par téléphone au 05 59 12 30 40.

La réservation sera considérée comme validée qu’à compter de :

− La réception du contrat daté, signé. Ledit contrat veut valeur d’acceptation des CGV.

− La réception de la somme indiquée sur le bulletin de réservation (acompte ou solde).

Article 4 – Réservation

4.1 Pour les séjours individuels avec hébergement 

- A la réservation, un acompte de 25% est demandé et la facture de solde sera adressée à J-30.

- Si la réservation intervient à moins de 30 jours de la prestation, le total de la prestation sera facturé sans demande d’acompte.

- A 30 jours de la prestation, l’engagement reste ferme et définitif.

- Dans le cas d'une prestation avec confirmation différée, l'office de tourisme prendra contact avec le client pour valider ou reporter à une date ultérieure la prestation réservée par le client, le règlement de l’acompte ou du solde s'effectuant après confirmation de cette réservation.

- Les cartes cadeaux ont une durée d'utilisation limitée et précisée lors de l'achat. Elles ne sont ni annulables, ni remboursables. Elles ne peuvent pas être utilisées après la date limite de validité et ne peuvent pas être remboursées en cas de non consommation avant la date limite d'utilisation. Le paiement total est effectué lors de la réservation par carte bancaire.

Toute réservation qu’elle se fasse en ligne ou directement auprès de nos services, fera l’objet d’un dépôt de garantie en Carte Bancaire. En aucun cas il ne s’agit d’un règlement mais d’une simple autorisation seule de paiement via notre outil de paiement en ligne Paybox

4.2 Pour les excursions à la journée ou demi-journée groupes

- A la réservation, un acompte de 25% est demandé au client.

Le solde sera à payer le jour de la prestation par chèque ou espèces ou en carte bancaire ou après la prestation par virement bancaire suite à l’envoi de la facture.

- 10 jours avant la réalisation de la prestation, le nombre de participants sera confirmé par le client. Passé ce délai, ce nombre ne pourra pas être revu à la baisse. C’est celui-ci qui sera facturé au client.

Si le nombre de participants devait être supérieur au nombre indiqué, l’office de tourisme pourra réaliser la prestation sous réserve de disponibilité des guides et de l’ensemble des prestataires concernés.  

4.3 Pour les séjours groupes avec hébergement 

- A la réservation, un acompte de 25% est demandé et la facture de solde sera adressée à J-30.

- Si la réservation intervient à moins de 30 jours de la prestation, le total de la prestation sera facturé sans demande d’acompte.

- A 30 jours de la prestation, l’engagement reste ferme et définitif.

4.4 Pour un guide privé sur demande groupes ou individuels

- A la réservation, un acompte de 25% est demandé.

Le solde sera à payer le jour de la prestation par chèque ou espèces ou carte bancaire ou après la prestation par virement bancaire suite à l’envoi de la facture.

- 10 jours avant la réalisation de la prestation, le nombre de participants sera confirmé par le client. Passé ce délai, ce nombre ne pourra pas être revu à la baisse. C’est celui-ci qui sera facturé au client.

Si le nombre de participants devait être supérieur au nombre indiqué, l’office de tourisme pourra réaliser la prestation sous réserve de disponibilité des guides et de l’ensemble des prestataires concernés.  

4.5 Pour la réservation des visites guidées et animations à date et horaire fixes pour individuels

La réservation s’effectue à l’accueil ou par téléphone ou en ligne sur notre site internet www.coeurdebearn.com ou tourisme64.com elle donne lieu à un dépôt de garantie en Carte Bancaire. En aucun cas il ne s’agit d’un règlement mais d’une simple autorisation seule de paiement via notre outil de paiement en ligne Paybox. Elle est confirmée automatiquement par mail dans lequel se trouve le bon d’échange correspondant à ladite réservation. Le règlement s’effectuera le jour de la prestation.

4.6. Absence de droit de rétractation

Conformément à l'article L. 221-28-12e du Code de la consommation, le droit de rétractation ne peut être exercé pour les « prestations de services d'hébergement, autres que d'hébergement résidentiel, de services de transport de biens, de locations de voitures, de restauration ou d'activités de loisirs qui doivent être fournis à une date ou à une période déterminée ».

L’Office de tourisme se prévaut de ces dispositions pour les prestations concernées achetées à distance. 

Article 5 – Prix

Sauf stipulation contraire dans le descriptif d’une prestation confirmée dans le contrat, le prix ne comprend pas : les dépenses à caractère personnel, les assurances, les prestations facultatives ou optionnelles, le transport, les suppléments guidage pour les dimanches, jours fériés ou visites en langue étrangère.

Les prix indiqués sont nets (l’office de tourisme n’est pas soumis à la TVA) et sont calculés en fonction du nombre de participants. Ces derniers sont révisables en cas de fluctuation des effectifs ou d’ordre économique et peuvent faire l’objet de modifications sans préavis.

Nos offres commerciales comprennent la recherche et la sélection des meilleures prestations, le conventionnement avec les professionnels concernés, la gestion administrative du dossier, la logistique ainsi que la responsabilité en termes d'assurance et de garantie financière en conformément au code du tourisme.

Dans le cadre d’un séjour avec hébergement, la taxe de séjour est à régler directement sur place par le client auprès de l’établissement.

Article 6 – Frais de dossier

Des frais de dossier sont appliqués sur toutes les réservations de séjours, excursions à la journée ou demi-journée groupes et guide privé sur demande pour groupes ou individuels.

Ces frais de dossier s'élèvent à 20€ TTC par réservation. Ils ne sont pas remboursables en cas d'annulation du séjour par le client.

Article 7 – Règlement

Toute réservation fait l’objet du règlement d’un acompte ou de la totalité de la prestation selon les modalités définies dans le contrat. La réservation sera confirmée à réception de la somme due.

Le paiement s’effectue :

- En espèces : en euros uniquement, dans les bureaux de l’office de tourisme dans la limite prévue par les articles L112-6 et D112-3 du Code Monétaire et Financier.

- En chèque bancaire ou postal : libellé à l’ordre de « Office de tourisme Cœur de Béarn ».

- Par virement : suivant le RIB communiqué sur demande

- Par carte bancaire : dans les bureaux de l’Office de tourisme Cœur de Béarn et par téléphone ou sur le site internet www.coeurdebearn.com par le biais du système sécurisé Verifone-Paybox entièrement crypté et protégé de telle sorte qu'aucun tiers ne peut en prendre connaissance au cours du transport sur le réseau. Le protocole utilisé est SSL couplé à de la monétique bancaire.

- Par chèque vacances, dans les bureaux de l’Office de tourisme Cœur de Béarn. Il est possible de régler par chèques vacances, soit en partie, soit en totalité. Il ne sera pas rendu de monnaie sur les chèques vacances

7.1 : Dans le cadre d’un paiement en ligne avec Carte Bancaire à titre de garantie : Le client communique ses coordonnées bancaires à titre de garantie de la réservation par carte bancaire de crédit ou privative (Visa, Mastercard, American Express, Diners Club… selon les possibilités offertes par la plateforme de réservation de l'établissement) en indiquant directement, dans la zone prévue à cet effet (saisie sécurisée par cryptage SSL), le numéro de carte, sans espaces entre les chiffres, ainsi que sa date de validité (il est précisé que la carte bancaire utilisée doit être valable au moment de la consommation du service) et le cryptogramme visuel. Le débit du paiement s’effectue selon les conditions particulières de vente propres à la prestation concernée. 7.2 : Dans le cadre d’un paiement en ligne avec débit partiel ou total du paiement s’effectue lors de la réservation. Ce prépaiement est qualifié d’acompte. En cas de no show (réservation non annulée – client non présent) d’une réservation garantie par carte bancaire, l’établissement débitera le client, à titre d’indemnité forfaitaire, du montant indiqué dans ses conditions générales et conditions particulières de vente. L’Office de tourisme Cœur de Béarn a choisi paybox verifone afin de sécuriser les paiements en ligne par carte bancaire. La validité de la carte de paiement du client est vérifiée par paybox verifone. Il peut y avoir un refus de la carte de paiement pour plusieurs raisons : carte volée, carte bloquée, plafond atteint, erreur de saisie… En cas de problème, le client devra se rapprocher de sa banque d’une part, de l’office de tourisme d’autre part pour confirmer sa réservation et son mode de paiement.

Article 8 – Bons d’échanges

Après réception du règlement du montant du séjour et cinq jours avant le début du séjour, l’Office de Tourisme Cœur de Béarn adresse au client un (des) bon(s) d’échange(s) que celui-ci devra remettre au(x) prestataire(s) concerné(s).

Article 9 – Durée de la prestation

Le client signataire du présent contrat conclu pour une durée déterminée ne pourra en aucune circonstance se prévaloir d’un quelconque droit au maintien dans les lieux réservés à l’issue de la prestation.

Article 10 – Arrivée et départ et conditions d’accueil

Le client doit se présenter le jour précisé sur le (les) bon(s) d’échange(s). En cas d’arrivée tardive ou différée ou d’empêchement de dernière minute le client doit prévenir l’Office de Tourisme Cœur de Béarn au téléphone 05 59 12 30 40 et les prestataires, dont les coordonnées figurent sur le(s) bon(s) d’échange(s). Les prestations non consommées au titre de ce retard resteront dues et ne pourront donner lieu à aucun remboursement.

Le client respecte les règles propres à la prestation achetée. Toute méconnaissance des préconisations données par un guide ou du règlement d’un hébergement peut donner lieu à une interruption de la prestation sans donner lieu à aucune indemnisation.

Article 11 – Modification

11-1 – Du fait de l’office de tourisme

Les horaires sont donnés à titre indicatif et peuvent être modifiés selon les impératifs de visite des sites. L’office de tourisme se réserve le droit de modifier le programme des prestations touristiques réservées après en avoir avisé au préalable le client.

11-2 – Du fait du client

Toute demande de modification de la prestation devra parvenir par email à l’adresse : contact@coeurdebearn.com et devra faire l’objet d’un accord préalable avec l’office de tourisme.

L’office de tourisme se réserve le droit de refuser une demande de modification ou d’appliquer des frais supplémentaires s’il la juge trop abusive. 

11-3 Cession

Le Client a la possibilité de céder son contrat à un cessionnaire qui remplit les mêmes conditions que lui pour effectuer la prestation, tant que ce contrat n'a produit aucun effet.

Le Client ne peut céder son contrat qu’à la condition d'informer l’Office de tourisme de sa décision par tout moyen permettant d'en obtenir un accusé de réception au plus tard dix jours avant la prestation. 

Le client cédant et le cessionnaire sont solidairement responsables du paiement du solde du prix et des frais supplémentaires éventuels que la cession pourrait engendrer.

Article 12 – Conditions d’annulation du fait du client 

Toute annulation partielle ou totale doit être notifiée par email à l’adresse contact@coeurdebearn.com ou par lettre recommandée avec accusé de réception à l’office de tourisme Cœur de Béarn, 58 rue du commerce – 64360 MONEIN.

Conformément à l’article L211-14 du Code du Tourisme, le client peut résoudre le contrat à tout moment avant le début de la prestation, moyennant le respect des conditions suivantes (valable pour une annulation partielle ou totale) :

Pour les séjours individuels avec hébergement

- A plus de 30 jours avant le début de la prestation : L’acompte sera remboursé. Cependant des frais de dossier d’un montant de 20€ seront retenus.

- De 29 jours à 15 jours avant le début de la prestation : l’acompte sera conservé

- A moins de 14 jours avant le début de la prestation : facturation de la prestation totale.

En cas d’interruption du séjour par le client, il n’est procédé à aucun remboursement sauf sur présentation d’un justificatif attestant un cas de force majeur. (voir article 14)

Pour les séjours groupe avec hébergement

- A plus de 30 jours avant le début de la prestation : L’acompte sera remboursé. Cependant des frais de dossier d’un montant de 20€ seront retenus.

- A moins de 30 jours avant le début de la prestation : facturation de la prestation totale.

En cas d’interruption du séjour par le client, il n’est procédé à aucun remboursement sauf sur présentation d’un justificatif attestant un cas de force majeur. (voir article 14)

Pour les excursions à la journée ou demi-journée groupes ET Pour un guide privé sur demande groupes ou individuels :

- A plus de 30 jours avant le début de la prestation : L’acompte sera remboursé. Cependant des frais de dossier d’un montant de 20€ seront retenus.

- Pour toute annulation survenue entre 29 jours et le jour de la prestation, la totalité de l’acompte sera conservée.

Remboursement de l’acompte

Dans le cas d’un versement d’acompte par chèque : l’office de tourisme retournera le chèque d’acompte au client dès réception du règlement des frais de dossier, ce règlement devant intervenir sous quinzaine. Si le règlement de ces frais de dossiers n’est pas adressé à l’office de tourisme dans ce délai, l’office de tourisme se réserve le droit d’encaisser le chèque d’acompte.

Dans le cas d’un versement d’acompte par virement bancaire ou carte bancaire : celui-ci sera remboursé en retenant les frais de dossier.

Article 13 – Conditions d’annulation du fait de l’office de tourisme

L’Office de tourisme a la possibilité de résilier le contrat à tout moment, avant le début de la prestation.

Dans ce cas, l’Office de tourisme procèdera à un remboursement intégral des sommes versées par le Client. Ce remboursement intervient au plus tard dans les trente jours suivant la résiliation du contrat. L’Office de tourisme ne sera redevable d’aucune indemnisation supplémentaire.

Article 14 – Circonstances exceptionnelles et inévitables

Le client et l’office de tourisme ont le droit de résoudre le contrat avant le début de la prestation sans payer de frais lorsqu’une annulation est imposée par des circonstances exceptionnelles et inévitables, c’est-à-dire tout événement qui créent une situation échappant au contrôle du professionnel comme du voyageur et dont les conséquences n’auraient pas pu être évitées même si toutes les mesures avaient été prises empêchant ainsi l'exécution dans des conditions normales de leurs obligations.

Article 15. Conditions particulières de déroulement de certaines activités pour les groupes : 

- Les monuments Château Moncade à Orthez et charpente de l’église St-Girons à Monein sont classés Etablissement Recevant du Public ; au regard de cette réglementation, leur accès est limité à 19 personnes maximum en même temps. De ce fait, selon l’effectif, le groupe pourra être divisé en plusieurs sous-groupes afin d’y accéder en roulement. 

- Lors d’une proposition d’excursion ou de forfait incluant un repas, les exemples de menus sont présentés à titre indicatif, nos restaurants partenaires faisant une proposition selon les saisons et les périodes de l’année, les exemples de menus ne sont pas contractuels. Le menu est confirmé lors de la réservation ferme du client.

Article 16 – Assurances

Lors de votre réservation, l’office de tourisme ne vous propose pas de souscrire une assurance multirisque. Nous vous invitons à vérifier que vous bénéficiez de ces garanties auprès de l’assureur de votre choix, qu’il vous appartiendra de contacter directement en cas de sinistre, autre que celui engageant la responsabilité de plein droit de l’office de tourisme, avant ou pendant la prestation.

Article 17 – Protection des données personnelles

L’office de tourisme est susceptible de collecter des données à caractère personnel : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, e-mail. Ces données sont nécessaires au traitement informatique de votre inscription, à son suivi, à l’envoi de promotion et de sollicitation ou dans le cadre d’enquêtes de qualité. 

Les personnes autorisées à accéder aux données collectées au sein de l’Office de tourisme sont les salariés de l’Office de tourisme et ses partenaires intervenant sur les prestations sollicitées par le Client.

Ces données à caractère personnel collectées sont conservées pendant la durée de conservation légale relative à la finalité du traitement et au plus tard pendant 5 ans.

Vous pouvez à tout moment vous désinscrire en adressant un email à l’adresse contact@coeurdebearn.com, en justifiant de votre identité.

Conformément au RGPD vous bénéficiez du droit d’accès et de rectification, de mise à jour, de portabilité et de suppression de ces données vous concernant.

Sauf avis contraire de votre part, nous nous réservons la possibilité d’utiliser vos informations pour vous faire parvenir diverses documentations précitées.

Vous disposez également de la faculté d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Article 18– Responsabilité de plein droit

L’Office de tourisme est responsable de plein droit des prestations touristiques contractées dans le cadre des présentes conditions générales de vente. 

L’Office de tourisme peut toutefois s’exonérer de tout ou partie de sa responsabilité en apportant la preuve que le dommage est imputable soit au Client, soit à un tiers étranger à la fourniture des services de voyage compris dans le contrat, soit à des circonstances exceptionnelles et inévitables.

Conformément à l’article L 211-17, IV du code du tourisme, le montant des éventuels dommages-intérêts que l’Office de tourisme serait condamné à verser au Client pour quelque cause que ce soit, sera limité à trois fois le prix total hors taxes des prestations, à l’exception des préjudices corporels et des dommages causés intentionnellement ou par négligence.

Article 19 – Litige

Toute réclamation doit être adressée dans les meilleurs délais à compter du début de la prestation, par lettre recommandée, à l’office de tourisme. 

A défaut de réponse satisfaisante dans un délai de 60 jours ou s'il n'est pas satisfait de la réponse reçue, le client peut saisir gratuitement le Médiateur du Tourisme et du Voyage, dont les coordonnées et modalités de saisine sont disponibles sur le site : www.mtv.travel.